Naar Home...
Naar Bevers...
Naar Esta's...
Naar Scouts...
Naar R.S.A....
Naar Jopi's...
Naar Pivo's...
Naar Stam...
Naar Leiding...

Privacybeleid en statement Scoutinggroep St. Jozef


Bastian van Dijck (ledenadministratie verenigingsbestuur Scouting St. Jozef) Definitief, 25 mei 2018, vastgesteld tijdens de groepsraad van 1 juni 2018

Scoutinggroep St. Jozef vraagt, verwerkt en gebruikt persoonsgegevens. Wij willen ouders, leden en vrijwilligers graag duidelijk en transparant informeren hoe we dit doen en hoe we op een zorgvuldige wijze met gegevens omgaan.



Nieuwe privacywetgeving sinds 25 mei 2018
Vanaf 25 mei 2018 is nieuwe privacywetgeving van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebaseerd op de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). De AVG is een vervolg op en aanscherping/uitbreiding van Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wpd), De AVG bevat regels over o.a. het bewaren en beschermen van persoonsgegevens (inclusief beeldmateriaal). De AVG geldt niet alleen voor overheden en bedrijven, ook voor verenigingen/stichtingen en dus ook voor Scoutinggroep Nederland en Scoutinggroep St. Jozef. Belangrijkste doel van de AVG is het bewust nadenken over en het vastleggen hoe welke persoonsgegevens van vrijwilligers en leden worden bewaard en hoe deze zijn beveiligd en het open en transparant hierover communiceren met belanghebbenden. De AVG kent drie hoofdthema’s:
Het bewaren van persoonsgegevens
Het beschermen persoonsgegevens
Het melden datalekken bij toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Scouting Nederland heeft al een landelijk beleidsplan en protocol: Privacybeleid en Privacystatement Scouting Nederland (www.scouting.nl/privacy). Maar daarnaast moeten alle scoutinggroepen ook zelf een beleid formuleren en vastleggen in een beleidsplan / privacystatement.

Voorliggend beleidsplan/privacystatement beschrijft het privacybeleid van Scoutinggroep St. Jozef.



Privacystatement
In dit privacystatement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep St. Jozef. Scoutinggroep St. Jozef is onderdeel van Scouting Nederland en volgt dan ook het privacybeleid van Scouting Nederland, zie www.scouting.nl/privacy.



Ledenadministratie
De ledenadministratie verloopt primair via de website van Scoutinggroep St. Jozef (www.st-jozefgroep.nl/lidworden => invullen digitaal aanmeldingsformulier) en via het e-mailadres van de algemene ledenadministratie Via een online aanmeldformulier worden de basisgegevens gevraagd voor plaatsing van nieuwe leden: naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum. Deze gegevens zijn nodig om contact te leggen en te beoordelen bij welke leeftijdsgroep het kind geplaatst moet worden. Het online formulier komt binnen bij de algemene ledenadministratie, verwerkt in een excel-lijst, waarna het aanmeldformulier wordt verwijderd. De gegevens worden alleen gebruikt door de algemene ledenadministratie en de leider/leidster van de speltak verantwoordelijk voor de ledenadministratie voor het contact met de ouders totdat het kind is geplaatst bij een speltak en 3x heeft proefgedraaid. Als een kind 3x heeft proefgedraaid, wil blijven en lid wil worden, wordt door de algemene ledenadministratie een inschrijfformulier naar de ouder(s)/verzorger(s) gestuurd. Hiervoor wordt het format gebruikt zoals gehanteerd door Scouting Nederland. Alleen die gegevens die relevant zijn voor het wekelijks draaien worden gevraagd: naam, adres, telefoonnummer(s), geboortedatum en email-adres(sen). Deze gegevens worden verwerkt in het landelijke ledenadministratieprogramma van Scouting Nederland: SOL (Scouting Ledenadministratie Nederland). Dit programma is beveiligd, de ledengegevens zijn alleen toegankelijk voor de algemene ledenadministratie en de leider/leidster van de speltak verantwoordelijk voor de ledenadministratie. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Uit SOL kan een uitdraai gemaakt worden van gegevens indien dit nodig is voor een draaidag: bv. Als de leden een excursie maken en de leiding telefoonnummer(s) mee wil nemen. Er wordt zorgvuldig omgegaan met deze uitdraaien en na de activiteit worden deze uitdraaien verwijderd. De algemene ledenadministratie houdt als back-up voor SOL een ledenlijst in excel bij. Dit op een beveiligde pc en beveiligde usb-stick of externe harde schijf. Deze worden thuis bij de algemene ledenadministratie bewaard (niet op het scoutinggebouw) en zijn alleen toegankelijk voor de algemene ledenadministratie. Indien bepaalde gegevens (bv telefoonnummers,adressen, e-mail) geheim moeten blijven, kan dit aangegeven worden aan de algemene ledenadministratie en worden persoonlijke afspraken gemaakt hoe wordt omgegaan met de persoonsgegevens. In het landelijke systeem SOL bestaat ook de gelegenheid bepaalde gegevens niet of beperkt zichtbaar te laten zijn.




Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scoutinggroep St. Jozef hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving en doet er alles aan om ongelukken te voorkomen. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan zwemdiploma’s, voedselallergieën of medicijngebruik. Voorheen werden deze gegevens bij de inschrijving opgevraagd en verwerkt in de ledenadministratie. Met de nieuwe privacywet mag dit niet meer en worden ouder(s)/verzorger(s) per gelegenheid (weekendje, kamp, tocht o.i.d.) gevraagd een zogenaamd gezondheidsformulier / -vragenlijst in te vullen. De ingeleverde vragenlijsten worden door de leiding zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.



Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Voorheen werden deze gegevens bij de inschrijving opgevraagd en verwerkt in de ledenadministratie. Met de nieuwe privacywet mag dit niet meer. Scoutinggroep St. Jozef mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij inschrijving op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.



Registratie activiteiten
Voor aanmelding voor (groeps)activiteiten (weekendjes, kampen e.d.) wordt gebruikgemaakt de mail en een uitdraai vanuit SOL. Na de activiteit wordt de uitdraai uit SOL vernietigd.



Financiële gegevens
Voor de ledencontributie wordt gebruik gemaakt van een digitale factuur met het verzoek het bedrag over te maken op de groepsrekening. Voor kampen geldt hetzelfde. Voor kleinere activiteiten (weekendjes) wordt vaak om contante betaling gevraagd. Scoutinggroep St. Jozef vraagt vooralsnog niet om een bankrekening of (doorlopende) machtiging. Mocht dit in de toekomst overwogen worden, zal dit eerst worden aangekondigd.



Burgerservicenummer, politieke en religieuze achtergrond
Scoutinggroep St. Jozef vraagt nooit om een burgerservicenummer, politieke of religieuze achtergrond. Dit mag ook niet in de nieuwe privacywetgeving.



Gebruik van gegevens
De opgevraagde persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor scouting-doeleinden van Scouting St. Jozef: communicatie met de leden en ouders en voor draaidagen, kampen en weekendjes. De persoonsgegevens worden door Scouting St. Jozef niet voor andere doeleinden gebruikt (bv reclame voor derden) en niet verstrekt aan derden.



Communicatie met leden, ouder(s)/verzorger(s), vrijwilligers
Communicatie vindt meestal per e-mail plaats. Hiervoor gebruiken we de e-mailadressen zoals bij inschrijving opgegeven. Het is de eigen verantwoordelijk van leden, ouder(s)/verzorger(s), vrijwilligers ervoor te zorgen dat de groep beschikt over een actueel emailadres. We zetten bij mailing de emailadressen in de bcc zodat ze niet zichtbaar zijn voor anderen. De e-mailadressen worden alleen gebruikt voor de communicatie waarvoor het bedoeld is en niet voor andere mailings (reclame, acties e.d.). Leden, ouder(s)/verzorger(s), vrijwilligers kunnen aangeven dat ze geen prijs stellen op bepaalde mails vanuit de groep (OPT-out). Dit kan wel ten koste gaan van de informatievoorziening.



Online media
Scoutinggroep St. Jozef maakt gebruik van facebook en instagram. Hierin worden foto’s en berichten van activiteiten gedeeld. We gaan zorgvuldig met foto’s en gegevens om. Ouder(s)/verzorger(s) krijgen bij inschrijving de mogelijkheid aan te geven dat er geen foto’s/filmpjes van hun kind gemaakt, gedeeld en/of gebruikt worden. Ouder(s)/verzorger(s) hebben altijd de mogelijkheid foto’s en/of berichten te laten verwijderen als aantoonbaar de privacy van hun kind in het geding is. Ouder(s)/verzorger(s) hebben altijd de mogelijkheid toestemming of verbod voor het gebruik van foto’s en filmpjes aan te passen Speltakken kunnen voor hun eigen leden en ouders een aparte groep aanmaken. Voor deze groep is aanmelding (en daarmee toestemming) nodig, zodat alleen direct betrokkenen toegang hebben tot de foto’s en berichten. De speltakken houden de groep actueel: als een lid stopt of overgaat naar een andere speltak wordt hij/zij en zijn/haar ouder(s)/verzorger(s) verwijderd uit de groep. Ouders hebben altijd de mogelijkheid aan te geven dat ze geen deel meer uit willen maken van een groep (OPT-out). Op www.st-jozefgroep.nl wordt geen gebruik gemaakt van cookies. Mocht dit in de toekomst overwogen worden, zal dit eerst worden aangekondigd, wordt zoals de wet het vraagt eerst toestemming gevraagd en wordt een cookiebeleid opgesteld en op de website beschikbaar gemaakt.



Communicatie
Het privacybeleid van Scoutinggroep St. Jozef wordt eenmaal toegezonden aan alle leden, ouder(s)/verzorger(s) / vrijwilligers en daarna aan ieder nieuw lid bij inschrijving (samen met het inschrijfformulier en het welkomsboekje). Het privacybeleid is ook terug te vinden via www.st-jozefgroep.nl onder het kopje privacybeleid en op te vragen bij de algemene ledenadministratie op



Datalekken
Scoutinggroep St. Jozef gaat zeer zorgvuldig om met privegegevens. Indien er desondanks sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Zie verder www.scoutingnederland.nl/privacy.



Verwijdering persoonsgegevens bij uitschrijving
Wanneer een lid stopt, wordt het door de algemene ledenadministratie uitgeschreven uit de ledenadministratie van Scoutinggroep St. Jozef en Scouting Nederland. Van uitgeschreven leiding en bestuursleden wordt naam, adres, email, telefoonnummer, speltak en periode leidingschap bewaard voor eventuele reunie-vieringen later. Dit gebeurt in een aparte excel lijst op een beveiligde pc en beveiligde usb-stick of externe harde schijf. Deze worden thuis bij de algemene ledenadministratie bewaard (niet op het scoutinggebouw) en zijn alleen toegankelijk voor de algemene ledenadministratie. Bij uitschrijving wordt gevraagd of de gegevens hiervoor bewaard mogen blijven.



Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Leden, ouder(s)/verzorger(s) en vrijwilligers hebben recht op vergetelheid (het verwijderen van de eigen gegevens, “right to be forgotten” of RTBF) en inzage in de (eigen) gegevens (“subject access request” SAR). Indien een beroep gedaan wordt op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep St. Jozef zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.



Tot slot
Scoutinggroep St. Jozef ging altijd al integer en discreet met privegegevens om. Middels dit privacybeleid en – statement geven wij actief invulling aan de (nieuwe) eisen van de (nieuwe) privacyregelgeving. Wij beseffen dat dit ook voor u mogelijk enige ongemakken met zich brengt en vragen u om begrip hiervoor. Mocht u vragen hebben over dit privacybeleid en – statement kunt u contact opnemen met de ledenadministratie via